# Certiflow Spezifikation: Jede Produktspezifikation aktuell, in jeder Sprache. Quelle: https://specification.certiflow.de/ Certiflow erstellt Produktspezifikationen aus Ihren Stammdaten. Vorlagen je Zielgruppe und Sprache, PDF im eigenen Firmendesign, versioniert und automatisch als veraltet erkannt, sobald sich ein Wert ändert. ### Einmal pflegen Jeder Wert steht genau einmal am Produkt: Herkunft, Sensorik, Mikrobiologie, Nährwerte, Verpackung. Die Spezifikation liest ihn von dort, statt ihn in eine Word-Datei abzuschreiben. ### Für jede Zielgruppe Kunden bekommen die Produktspezifikation, Lieferanten die Rohwarenspezifikation, beide aus denselben Daten, jede mit ihren eigenen Abschnitten und Werten. ### Nie veraltet Ändert sich ein Wert, erkennt Certiflow, welche Dokumente nicht mehr stimmen. Ein Klick erzeugt die nächste Version, die alte bleibt nachvollziehbar. ### Was ist eine Produktspezifikation? Eine Produktspezifikation beschreibt verbindlich, was ein Produkt ist und welche Eigenschaften es hat: Herkunft, Zutaten, sensorische und analytische Kennwerte, Mikrobiologie, Nährwerte, Allergene, Verpackung, Lagerung und Haltbarkeit. Lebensmittelhersteller geben sie an ihre Kunden weiter und verlangen sie als Rohwarenspezifikation von ihren Lieferanten. **Certiflow erzeugt beide automatisch aus den Stammdaten des Produkts**, als PDF im eigenen Firmendesign, in jeder Sprache und mit fortlaufender Version. ## Certiflow: Von den Stammdaten zum PDF ### Werte gepflegt Aus dem ERP, aus dem Lieferantenportal oder von Hand, einmal am Produkt. ### Vorlage gewählt Je Zielgruppe und Produkttyp, mit Ihrem Logo und Ihren Firmendaten. ### PDF erzeugt In der gewünschten Sprache, mit fortlaufender Versionsnummer. ### Bereitgestellt Zum Download, als Anhang oder direkt im Portal. ## Wer profitiert bei Ihnen davon? ### Qualitätssicherung Pflegt Grenzwerte und Qualitätsmerkmale an einer Stelle und weiß, dass jedes Dokument dieselben Werte zeigt. ### Vertrieb und Kundenservice Schickt Kunden die aktuelle Spezifikation in ihrer Sprache, ohne die QS um eine neue Fassung zu bitten. ### Einkauf Gibt Lieferanten eine Rohwarenspezifikation vor, die zu den eigenen Anforderungen passt. ### Produktmanagement Legt ein neues Produkt an und hat die Spezifikation mit dem letzten gepflegten Wert fertig. Eine Spezifikation ist keine Datei, die man pflegt, sondern ein Abbild Ihrer Daten. *Certiflow erzeugt sie aus den Werten, die Sie ohnehin pflegen.* - Jeder Wert aus einer Quelle - Jede Zielgruppe ihr Dokument - Jede Version nachvollziehbar ## Alle Dokumente eines Produkts Am Produkt sehen Sie jede Spezifikation, die es gibt: für welche Zielgruppe, in welcher Sprache, in welcher Version, und ob sie noch zu den Daten passt. **Je Zielgruppe und Sprache** Kunde und Lieferant, Deutsch und Englisch, jedes Dokument mit eigener Versionsnummer. **Veraltet erkannt** Hat sich seit dem letzten PDF ein Wert geändert, zeigt Certiflow das Dokument als veraltet. **Fortlaufend versioniert** Jede neue Fassung bekommt die nächste Nummer, ein Tippfehler lässt sich unter derselben korrigieren. **Revisionssicher** Jedes PDF trägt Datum und Version, jede Änderung an einer Vorlage wird protokolliert. ### So sieht das Ergebnis aus Eine Produktspezifikation, wie Certiflow sie erzeugt: Ihr Logo im Kopf, Produktname, Herkunft und Produktbild oben, darunter Sensorik, Analytik, Mikrobiologie, Nährwerte, Verpackung und Lagerung in zwei Spalten. In der Fußzeile stehen Ihre Firmenangaben, die Kontrollstelle, die Produktnummer und die Version. Abschnitte ohne Wert verschwinden von selbst, Grenzwerte erscheinen mit Operator und Einheit, etwa „≤ 10.000 cfu/g“ oder „10 °C - 20 °C“. Auf Knopfdruck wird daraus ein fertiges PDF, das Sie Ihren Kunden direkt schicken können. Jede Fassung trägt Datum und Versionsnummer, frühere bleiben im Archiv erhalten. ## Was in einer Spezifikation steht ### Produkt und Herkunft Produktname, botanischer Name, Ursprungsland, Zutaten und Produktbeschreibung, dazu das Produktbild. ### Sensorik und Analytik Farbe, Geschmack, Geruch, Feuchte und weitere Kennwerte, jeweils mit Grenzwert, Operator und Einheit. ### Mikrobiologie und Kontaminanten Gesamtkeimzahl, Enterobakterien, E. coli, Salmonellen, Schimmel und der Verweis auf die geltenden Höchstgehalte. ### Nährwerte Die Nährwerttabelle je 100 g mit eingerückten Unterpositionen und einem Hinweis zur Schwankung je Charge. ### Verpackung und Lagerung Gebinde, Primär- und Sekundärverpackung, Lagertemperatur, Luftfeuchte und Mindesthaltbarkeit. ### Ihre Firmenangaben Logo, Anschrift, Geschäftsführung, Bankverbindung und Öko-Kontrollstelle, einmal hinterlegt und in jedem Dokument gleich. ## So setzt Certiflow es um ### Vorlage Wir richten mit Ihnen die Vorlagen ein: welche Abschnitte, in welcher Reihenfolge, für welchen Produkttyp. Das Layout folgt Ihrem bisherigen Dokument. ### Bedingungen Ein Abschnitt erscheint nur, wo er passt: der Verweis auf die Bio-Verordnung nur bei Bio-Ware, der Glutenhinweis nur bei glutenfreien Produkten. ### Zielgruppen Ein Wert kann je Zielgruppe verschieden sein. Der Kunde sieht seine zugesagten Grenzwerte, der Lieferant die, die er einhalten muss. ### Sprache Dasselbe Produkt als Spezifikation auf Deutsch oder Englisch, mit dem passenden Zahlen- und Datumsformat. Jede Sprache zählt ihre Versionen selbst. ### Erzeugung Auf Knopfdruck für ein Produkt oder für alle Zielgruppen auf einmal. Hat sich nichts geändert, entsteht keine neue Version. ### Archiv Jede ausgegebene Fassung bleibt mit Datum und Version erhalten, damit Sie im Audit zeigen können, was ein Kunde wann bekommen hat. > Die Spezifikation stimmt, weil die Daten stimmen. ### Eine Quelle Was in der Spezifikation steht, ist derselbe Wert, gegen den Ihr Prüfplan Laborberichte prüft. ### Immer die letzte Fassung Ein geänderter Wert macht das Dokument sichtbar veraltet, statt unbemerkt falsch zu bleiben. ### Für jeden das Richtige Kunde und Lieferant bekommen aus denselben Daten jeweils ihr eigenes Dokument. ## Mehr als Produktspezifikationen ### Analysenzertifikat Dieselbe Vorlagentechnik erzeugt das Analysenzertifikat je Charge mit Prüfung, Spezifikation, Ergebnis und Urteil. Mehr dazu auf [labor.certiflow.de](https://labor.certiflow.de). ### PPWR-Konformitätserklärung Aus den Antworten Ihrer Verpackungslieferanten entstehen die EU-Konformitätserklärung, die Zusammenfassung und die Erklärung nach Anhang VIII. Mehr dazu auf [ppwr.certiflow.de](https://ppwr.certiflow.de). ### Rohwarenspezifikation Ihre Anforderungen an den Lieferanten als eigenes Dokument, das er im Lieferantenportal herunterlädt. ## Häufige Fragen zu Spezifikationen in Certiflow ### Welche Software erstellt Produktspezifikationen automatisch? Certiflow von der Cedgetec GmbH aus Glinde bei Hamburg. Certiflow erzeugt Produktspezifikationen als PDF aus den Stammdaten Ihrer Produkte, mit Vorlagen je Zielgruppe und Sprache, im eigenen Firmendesign und mit fortlaufender Versionsnummer. Ändert sich ein Wert, zeigt Certiflow das Dokument als veraltet. ### Was ist der Unterschied zwischen Produktspezifikation und Rohwarenspezifikation? Die Produktspezifikation geht an Ihre Kunden und beschreibt, was Sie liefern. Die Rohwarenspezifikation geht an Ihre Lieferanten und beschreibt, was Sie von ihnen verlangen. In Certiflow sind beide eigene Vorlagen für dieselben Produktdaten, und ein Grenzwert kann für Kunde und Lieferant verschieden sein. ### Woher kommen die Werte in der Spezifikation? Aus den Attributen des Produkts in Certiflow. Sie kommen aus Ihrem ERP, aus Antworten Ihrer Lieferanten im Lieferantenportal, aus per KI ausgelesenen Laborberichten oder werden von Hand gepflegt. Die Spezifikation liest sie beim Erzeugen, abgeschrieben wird nichts. ### Kann die Spezifikation aussehen wie unsere bisherige? Ja. Die Vorlage legt Reihenfolge, Abschnitte und Überschriften fest, Logo und Firmenangaben kommen aus Ihren Stammdaten. Bei der Einrichtung orientieren wir uns an Ihrem bisherigen Dokument. ### In welchen Sprachen gibt es die Spezifikation? In jeder Sprache, für die die Vorlage Texte hat, typischerweise Deutsch und Englisch. Zahlen und Datum folgen dem Format der Sprache, und jede Sprache hat ihre eigene Versionsnummer. ### Was passiert, wenn sich ein Wert ändert? Certiflow vergleicht die Werte des Produkts mit dem Stand des letzten PDFs. Hat sich etwas geändert, gilt das Dokument als veraltet, und die nächste Erzeugung bekommt die nächste Versionsnummer. Hat sich nichts geändert, entsteht keine neue Version. ### Bekommen Kunden und Lieferanten unterschiedliche Dokumente? Ja. Jede Zielgruppe hat ihre eigene Vorlage, und ein Wert kann je Zielgruppe verschieden sein. So bekommt der Kunde die Produktspezifikation mit den zugesagten Werten und der Lieferant die Rohwarenspezifikation mit den Anforderungen, die er erfüllen muss. ### Kann ich eine Version korrigieren, ohne die Nummer zu erhöhen? Ja. Ein Tippfehler lässt sich unter derselben Versionsnummer korrigieren. Das alte PDF wird dann ersetzt, damit eine Nummer nie zwei verschiedene Inhalte bezeichnet. Ein Dokument, das bereits per E-Mail verschickt wurde, ersetzt Certiflow nicht. ### Lässt sich Certiflow an unser ERP anbinden? Ja. Certiflow ist an GUS-OS und WinAB angebunden und übernimmt Produkte und Stammdaten auch aus anderen Systemen per Import. Was im ERP gepflegt wird, steht damit ohne Abtippen in der Spezifikation. ### Für wen ist Certiflow Spezifikation gedacht? Für Lebensmittelhersteller und Händler, die Spezifikationen an Kunden herausgeben oder von Lieferanten verlangen, etwa für Rohwaren, Zutaten und Bio-Produkte. Im Unternehmen arbeiten Qualitätssicherung, Vertrieb, Einkauf und Produktmanagement damit. ### Welche Dokumente kann Certiflow außer Spezifikationen erzeugen? Analysenzertifikate je Charge, die PPWR-Konformitätserklärung für Verpackungen samt Zusammenfassung und Erklärung nach Anhang VIII sowie Rohwarenspezifikationen für Lieferanten. Alle entstehen aus derselben Vorlagentechnik und denselben Daten. ## Einrichtung in Ihrem Unternehmen ### Der erste Kontakt In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie Ihre Spezifikation aus Certiflow aussieht. Wir sind per Mail oder telefonisch für Sie da. ### Wir präsentieren Bringen Sie eine bestehende Spezifikation mit. Wir zeigen Ihnen, wie sie aus Ihren Daten entsteht, für Kunden und Lieferanten, auf Deutsch und Englisch. ### Los geht's! Nach einem gemeinsamen Kick-off übernehmen wir Ihre Produktdaten, richten die Vorlagen in Ihrem Layout ein und schulen Ihr Team. --- # Kontakt Quelle: https://specification.certiflow.de/contact ## Schreiben Sie uns eine E-Mail! Mit dem Klick auf Absenden stimmen Sie unserer [Datenschutzerklärung](/privacy) zu. ## Oder kontaktieren Sie uns direkt! --- # Impressum Quelle: https://specification.certiflow.de/imprint ## Angaben gemäß § 5 TMG Cedgetec GmbH\ Schönhorst 41\ 21509 Glinde ## Vertreten durch Fabian Schultis ## Kontakt Telefon: +49 176 3484590\ E-Mail: support@cedgetec.com ## Registereintrag Amtsgericht Lübeck HRB 16686 HL ## Umsatzsteuer-ID Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß §27 a Umsatzsteuergesetz: DE311659279 ## Aufsichtsbehörde Landratsamt Lübeck ## Hinweis auf EU-Streitschlichtung Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit:\ [http://ec.europa.eu/consumers/odr](http://ec.europa.eu/consumers/odr)\ Unsere E-Mail-Adresse finden Sie oben im Impressum. Quelle: [https://www.e-recht24.de](https://www.e-recht24.de) ## Haftung für Inhalte Als Diensteanbieter sind wir gemäß § 7 Abs.1 TMG für eigene Inhalte auf diesen Seiten nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Nach §§ 8 bis 10 TMG sind wir als Diensteanbieter jedoch nicht verpflichtet, übermittelte oder gespeicherte fremde Informationen zu überwachen oder nach Umständen zu forschen, die auf eine rechtswidrige Tätigkeit hinweisen. Verpflichtungen zur Entfernung oder Sperrung der Nutzung von Informationen nach den allgemeinen Gesetzen bleiben hiervon unberührt. Eine diesbezügliche Haftung ist jedoch erst ab dem Zeitpunkt der Kenntnis einer konkreten Rechtsverletzung möglich. Bei Bekanntwerden von entsprechenden Rechtsverletzungen werden wir diese Inhalte umgehend entfernen. ## Haftung für Links Unser Angebot enthält Links zu externen Webseiten Dritter, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Deshalb können wir für diese fremden Inhalte auch keine Gewähr übernehmen. 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Soweit die Inhalte auf dieser Seite nicht vom Betreiber erstellt wurden, werden die Urheberrechte Dritter beachtet. Insbesondere werden Inhalte Dritter als solche gekennzeichnet. Sollten Sie trotzdem auf eine Urheberrechtsverletzung aufmerksam werden, bitten wir um einen entsprechenden Hinweis. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir derartige Inhalte umgehend entfernen. --- # Datenschutz Quelle: https://specification.certiflow.de/privacy ## Verantwortlicher Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist: Fabian Schultis fabian.schultis@cedgetec.com ## Ihre Betroffenenrechte Unter den angegebenen Kontaktdaten unseres Datenschutzverantwortlichen können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben: - Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung, - Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, - Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten, - Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen, - Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns und - Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben. Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Ihre zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland Ihres Wohnsitzes, Ihrer Arbeit oder der mutmaßlichen Verletzung. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: www.bfdi.bund.de. ## Zwecke der Datenverarbeitung durch die verantwortliche Stelle und Dritte Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn: - Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben, - die Verarbeitung zur Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, - die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, - die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben. ## Löschung bzw. Sperrung der Daten Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten daher nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen vorsehen. Nach Fortfall des jeweiligen Zweckes bzw. Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht. ## Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer Website Wenn Sie auf unsere Website zugreifen, werden automatisch mittels eines Cookies Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers und ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Diese Informationen sind technisch notwendig, um von Ihnen angeforderte Inhalte von Webseiten korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung des Internets zwingend an. Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet: - Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website, - Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website, - Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie - zu weiteren administrativen Zwecken. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf unserem berechtigten Interesse aus den vorgenannten Zwecken zur Datenerhebung. Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Empfänger der Daten sind nur die verantwortliche Stelle und ggf. Auftragsverarbeiter. Anonyme Informationen dieser Art werden von uns ggfs. statistisch ausgewertet, um unseren Internetauftritt und die dahinterstehende Technik zu optimieren. ## Cookies Wie viele andere Webseiten verwenden wir auch so genannte „Cookies“. Cookies sind kleine Textdateien, die von einem Websiteserver auf Ihre Festplatte übertragen werden. Hierdurch erhalten wir automatisch bestimmte Daten wie z. B. IP-Adresse, verwendeter Browser, Betriebssystem und Ihre Verbindung zum Internet. Cookies können nicht verwendet werden, um Programme zu starten oder Viren auf einen Computer zu übertragen. Anhand der in Cookies enthaltenen Informationen können wir Ihnen die Navigation erleichtern und die korrekte Anzeige unserer Webseiten ermöglichen. In keinem Fall werden die von uns erfassten Daten an Dritte weitergegeben oder ohne Ihre Einwilligung eine Verknüpfung mit personenbezogenen Daten hergestellt. Natürlich können Sie unsere Website grundsätzlich auch ohne Cookies betrachten. Internet-Browser sind regelmäßig so eingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Im Allgemeinen können Sie die Verwendung von Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren. Bitte verwenden Sie die Hilfefunktionen Ihres Internetbrowsers, um zu erfahren, wie Sie diese Einstellungen ändern können. Bitte beachten Sie, dass einzelne Funktionen unserer Website möglicherweise nicht funktionieren, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben. ## Registrierung auf unserer Webseite Bei der Registrierung für die Nutzung unserer personalisierten Leistungen werden einige personenbezogene Daten erhoben, wie Name, Anschrift, Kontakt- und Kommunikationsdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Sind Sie bei uns registriert, können Sie auf Inhalte und Leistungen zugreifen, die wir nur registrierten Nutzern anbieten. Angemeldete Nutzer haben zudem die Möglichkeit, bei Bedarf die bei Registrierung angegebenen Daten jederzeit zu ändern oder zu löschen. Selbstverständlich erteilen wir Ihnen darüber hinaus jederzeit Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Gerne berichtigen bzw. löschen wir diese auch auf Ihren Wunsch, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zur Kontaktaufnahme in diesem Zusammenhang nutzen Sie bitte die am Ende dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten. ## Erbringung kostenpflichtiger Leistungen Zur Erbringung kostenpflichtiger Leistungen werden von uns zusätzliche Daten erfragt, wie z.B. Zahlungsangaben, um Ihre Bestellung ausführen zu können. Wir speichern diese Daten in unseren Systemen bis die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. ## TLS-Verschlüsselung Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. TLS) über HTTPS. ## Kontaktformular Treten Sie bzgl. Fragen jeglicher Art per E-Mail oder Kontaktformular mit uns in Kontakt, erteilen Sie uns zum Zwecke der Kontaktaufnahme Ihre freiwillige Einwilligung. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional. Die von Ihnen gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage werden personenbezogene Daten automatisch gelöscht. ## Verwendung des Webanalyse-Tools Matomo Diese Webseite benutzt Matomo, eine Open-Source-Software zur statistischen Auswertung der Besucherzugriffe. Matomo verwendet sog. Cookies, Textdateien, die auf deinem Computer gespeichert werden und eine Analyse der Benutzung der Website durch dich ermöglichen. Die durch die Cookies erzeugten Informationen über deine Nutzung dieses Webangebots werden auf dem Server dieses Anbieters in Deutschland gespeichert. Du kannst das Setzen der Cookies durch eine entsprechende Einstellung in deinem Browser verhindern; wir weisen jedoch darauf hin, dass du in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich nutzen kannst. Du kannst dich hier entscheiden, ob in deinem Browser ein Webanalyse-Cookie abgelegt werden darf, um dem Betreiber der Website die Erfassung und Analyse verschiedener statistischer Daten zu ermöglichen. ## Änderung unserer Datenschutzbestimmungen Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Die Datenschutzerklärung wurde mit dem Datenschutzerklärungs-Generator der activeMind AG erstellt. --- # Certiflow Specification: Every product specification up to date, in every language. Quelle: https://specification.certiflow.de/en Certiflow creates product specifications from your master data. Templates per audience and language, PDFs in your corporate design, versioned and flagged as outdated as soon as a value changes. ### Maintained once Every value lives exactly once on the product: origin, sensory, microbiology, nutrition, packaging. The specification reads it from there instead of copying it into a Word file. ### For every audience Customers get the product specification, suppliers the raw material specification, both from the same data, each with its own sections and values. ### Never outdated When a value changes, Certiflow knows which documents no longer match. One click creates the next version, and the previous one stays traceable. ### What is a product specification? A product specification states what a product is and which properties it has: origin, ingredients, sensory and analytical parameters, microbiology, nutritional values, allergens, packaging, storage and shelf life. Food manufacturers hand it to their customers and require it from their suppliers as a raw material specification. **Certiflow generates both automatically from the product's master data**, as a PDF in your corporate design, in every language and with a running version. ## Certiflow: from master data to PDF ### Values maintained From the ERP, from the supplier portal or by hand, once on the product. ### Template chosen Per audience and product type, with your logo and company details. ### PDF generated In the language you need, with a running version number. ### Delivered As a download, as an attachment or right in the portal. ## Who benefits in your company? ### Quality assurance Maintains limits and quality characteristics in one place and knows every document shows the same values. ### Sales and customer service Sends customers the current specification in their language without asking QA for a new edition. ### Purchasing Gives suppliers a raw material specification that matches your own requirements. ### Product management Creates a new product and has its specification ready with the last value entered. A specification is not a file you maintain, it is a picture of your data. *Certiflow creates it from the values you maintain anyway.* - Every value from one source - Every audience its document - Every version traceable ## Every document of a product On the product you see every specification there is: for which audience, in which language, in which version, and whether it still matches the data. **Per audience and language** Customer and supplier, German and English, each document with its own version number. **Outdated, flagged** If a value changed since the last PDF, Certiflow shows the document as outdated. **Versioned in sequence** Each new edition gets the next number, a typo can be corrected under the same one. **Audit-proof** Every PDF carries its date and version, every change to a template is logged. ### What the result looks like A product specification as Certiflow generates it: your logo in the header, product name, origin and product picture at the top, then sensory, analytical, microbiological and nutritional values, packaging and storage in two columns. The footer carries your company details, the control body, the product number and the version. Sections without a value disappear on their own, limits appear with operator and unit, such as “≤ 10,000 cfu/g” or “10 °C - 20 °C”. At the push of a button it becomes a finished PDF you can send straight to your customers. Every edition carries its date and version number, and earlier ones stay in the archive. ## What a specification contains ### Product and origin Product name, botanical name, country of origin, ingredients and product description, plus the product picture. ### Sensory and analytical Colour, flavour, odour, moisture and further parameters, each with limit, operator and unit. ### Microbiology and contaminants Total plate count, Enterobacteriaceae, E. coli, Salmonella, mould and the reference to the applicable maximum levels. ### Nutritional values The nutrition table per 100 g with indented sub-items and a note on variation between lots. ### Packaging and storage Pack size, primary and secondary packaging, storage temperature, humidity and shelf life. ### Your company details Logo, address, management, bank details and organic control body, entered once and the same in every document. ## How Certiflow does it ### Template We set up the templates with you: which sections, in which order, for which product type. The layout follows your current document. ### Conditions A section appears only where it fits: the reference to the organic regulation only on organic goods, the gluten statement only on gluten-free products. ### Audiences A value can differ per audience. The customer sees the limits you promise, the supplier the ones they must meet. ### Language The same product as a specification in German or English, with the matching number and date format. Each language counts its own versions. ### Generation At the push of a button for one product, or for all audiences at once. If nothing changed, no new version is created. ### Archive Every edition issued is kept with its date and version, so in an audit you can show what a customer received and when. > The specification is right because the data is right. ### One source What the specification states is the same value your test plan checks lab reports against. ### Always the latest edition A changed value makes the document visibly outdated instead of staying wrong unnoticed. ### The right one for everyone Customer and supplier each get their own document from the same data. ## More than product specifications ### Certificate of analysis The same template technology creates the certificate of analysis per batch with test, specification, result and conclusion. More at [labor.certiflow.de](https://labor.certiflow.de/en). ### PPWR declaration of conformity Your packaging suppliers' answers become the EU declaration of conformity, the summary and the declaration under Annex VIII. More at [ppwr.certiflow.de](https://ppwr.certiflow.de/en). ### Raw material specification Your requirements for the supplier as a document of its own, which they download in the supplier portal. ## Frequently asked questions about specifications in Certiflow ### Which software creates product specifications automatically? Certiflow by Cedgetec GmbH from Glinde near Hamburg. Certiflow generates product specifications as PDFs from your products' master data, with templates per audience and language, in your corporate design and with a running version number. When a value changes, Certiflow shows the document as outdated. ### What is the difference between a product specification and a raw material specification? The product specification goes to your customers and describes what you deliver. The raw material specification goes to your suppliers and describes what you require from them. In Certiflow both are templates of their own for the same product data, and a limit can differ between customer and supplier. ### Where do the values in the specification come from? From the product's attributes in Certiflow. They come from your ERP, from your suppliers' answers in the supplier portal, from lab reports read by AI, or are entered by hand. The specification reads them when it is generated, nothing is copied. ### Can the specification look like our current one? Yes. The template sets the order, sections and headings, logo and company details come from your master data. During setup we follow your current document. ### Which languages is the specification available in? In every language the template has texts for, typically German and English. Numbers and dates follow the format of the language, and each language has its own version number. ### What happens when a value changes? Certiflow compares the product's values with the state of the last PDF. If something changed, the document counts as outdated and the next generation gets the next version number. If nothing changed, no new version is created. ### Do customers and suppliers get different documents? Yes. Each audience has its own template, and a value can differ per audience. The customer gets the product specification with the values you promise, the supplier the raw material specification with the requirements they must meet. ### Can I correct a version without raising its number? Yes. A typo can be corrected under the same version number. The old PDF is then replaced, so one number never names two different contents. A document that was already sent by e-mail is not replaced. ### Can Certiflow connect to our ERP? Yes. Certiflow is integrated with GUS-OS and WinAB and also takes products and master data from other systems by import. What is maintained in the ERP thus appears in the specification without retyping. ### Who is Certiflow Specification for? For food manufacturers and traders who issue specifications to customers or require them from suppliers, for example for raw materials, ingredients and organic products. In the company, quality assurance, sales, purchasing and product management work with it. ### Which documents can Certiflow create besides specifications? Certificates of analysis per batch, the PPWR declaration of conformity for packaging with its summary and the declaration under Annex VIII, and raw material specifications for suppliers. All come from the same template technology and the same data. ## Getting started in your company ### The first contact In 30 minutes we show you what your specification from Certiflow looks like. We are there for you by e-mail or phone. ### We present Bring an existing specification. We show you how it is created from your data, for customers and suppliers, in German and English. ### Let's go! After a joint kick-off we take over your product data, set up the templates in your layout and train your team. --- # Contact Quelle: https://specification.certiflow.de/en/contact ## Write us! By clicking **Send** you agree to our [privacy policy](/en/privacy). ## Or contact us directly!