Eine Produktspezifikation beschreibt verbindlich, was ein Produkt ist und welche Eigenschaften es hat: Herkunft, Zutaten, sensorische und analytische Kennwerte, Mikrobiologie, Nährwerte, Allergene, Verpackung, Lagerung und Haltbarkeit. Lebensmittelhersteller geben sie an ihre Kunden weiter und verlangen sie als Rohwarenspezifikation von ihren Lieferanten. Certiflow erzeugt beide automatisch aus den Stammdaten des Produkts, als PDF im eigenen Firmendesign, in jeder Sprache und mit fortlaufender Version.
Einmal pflegen
Jeder Wert steht genau einmal am Produkt: Herkunft, Sensorik, Mikrobiologie, Nährwerte, Verpackung. Die Spezifikation liest ihn von dort, statt ihn in eine Word-Datei abzuschreiben.
Für jede Zielgruppe
Kunden bekommen die Produktspezifikation, Lieferanten die Rohwarenspezifikation, beide aus denselben Daten, jede mit ihren eigenen Abschnitten und Werten.
Nie veraltet
Ändert sich ein Wert, erkennt Certiflow, welche Dokumente nicht mehr stimmen. Ein Klick erzeugt die nächste Version, die alte bleibt nachvollziehbar.
Was ist eine Produktspezifikation?
Certiflow: Von den Stammdaten zum PDF
- Werte gepflegt
Aus dem ERP, aus dem Lieferantenportal oder von Hand, einmal am Produkt.
- Vorlage gewählt
Je Zielgruppe und Produkttyp, mit Ihrem Logo und Ihren Firmendaten.
- PDF erzeugt
In der gewünschten Sprache, mit fortlaufender Versionsnummer.
- Bereitgestellt
Zum Download, als Anhang oder direkt im Portal.
Wer profitiert bei Ihnen davon?
Qualitätssicherung
Pflegt Grenzwerte und Qualitätsmerkmale an einer Stelle und weiß, dass jedes Dokument dieselben Werte zeigt.
Vertrieb und Kundenservice
Schickt Kunden die aktuelle Spezifikation in ihrer Sprache, ohne die QS um eine neue Fassung zu bitten.
Einkauf
Gibt Lieferanten eine Rohwarenspezifikation vor, die zu den eigenen Anforderungen passt.
Produktmanagement
Legt ein neues Produkt an und hat die Spezifikation mit dem letzten gepflegten Wert fertig.
Eine Spezifikation ist keine Datei, die man pflegt, sondern ein Abbild Ihrer Daten. Certiflow erzeugt sie aus den Werten, die Sie ohnehin pflegen.
- Jeder Wert aus einer Quelle
- Jede Zielgruppe ihr Dokument
- Jede Version nachvollziehbar
Alle Dokumente eines Produkts
Am Produkt sehen Sie jede Spezifikation, die es gibt: für welche Zielgruppe, in welcher Sprache, in welcher Version, und ob sie noch zu den Daten passt.
Spezifikationen
4 Dokumente aus den Stammdaten des Produkts
1 veraltet
| Dokument | Zielgruppe · Sprache | Version | Stand | Aktionen |
|---|---|---|---|---|
| Produktspezifikation | Kunde · Englisch | V3 · 04.11.2026 | Aktuell | |
| Produktspezifikation | Kunde · Deutsch | V3 · 04.11.2026 | Aktuell | |
| Rohwarenspezifikation | Lieferant · Englisch | V2 · 21.10.2026 | Aktuell | |
| PPWR-Konformitätserklärung | Kunde · Deutsch | V1 · 12.09.2026 | Veraltet |
Je Zielgruppe und Sprache Kunde und Lieferant, Deutsch und Englisch, jedes Dokument mit eigener Versionsnummer.
Veraltet erkannt Hat sich seit dem letzten PDF ein Wert geändert, zeigt Certiflow das Dokument als veraltet.
Fortlaufend versioniert Jede neue Fassung bekommt die nächste Nummer, ein Tippfehler lässt sich unter derselben korrigieren.
Revisionssicher Jedes PDF trägt Datum und Version, jede Änderung an einer Vorlage wird protokolliert.
So sieht das Ergebnis aus
Eine Produktspezifikation, wie Certiflow sie erzeugt: Ihr Logo im Kopf, Produktname, Herkunft und Produktbild oben, darunter Sensorik, Analytik, Mikrobiologie, Nährwerte, Verpackung und Lagerung in zwei Spalten. In der Fußzeile stehen Ihre Firmenangaben, die Kontrollstelle, die Produktnummer und die Version.
Abschnitte ohne Wert verschwinden von selbst, Grenzwerte erscheinen mit Operator und Einheit, etwa „≤ 10.000 cfu/g“ oder „10 °C - 20 °C“.
Auf Knopfdruck wird daraus ein fertiges PDF, das Sie Ihren Kunden direkt schicken können. Jede Fassung trägt Datum und Versionsnummer, frühere bleiben im Archiv erhalten.
Was in einer Spezifikation steht
Produkt und Herkunft
Produktname, botanischer Name, Ursprungsland, Zutaten und Produktbeschreibung, dazu das Produktbild.
Sensorik und Analytik
Farbe, Geschmack, Geruch, Feuchte und weitere Kennwerte, jeweils mit Grenzwert, Operator und Einheit.
Mikrobiologie und Kontaminanten
Gesamtkeimzahl, Enterobakterien, E. coli, Salmonellen, Schimmel und der Verweis auf die geltenden Höchstgehalte.
Nährwerte
Die Nährwerttabelle je 100 g mit eingerückten Unterpositionen und einem Hinweis zur Schwankung je Charge.
Verpackung und Lagerung
Gebinde, Primär- und Sekundärverpackung, Lagertemperatur, Luftfeuchte und Mindesthaltbarkeit.
Ihre Firmenangaben
Logo, Anschrift, Geschäftsführung, Bankverbindung und Öko-Kontrollstelle, einmal hinterlegt und in jedem Dokument gleich.
So setzt Certiflow es um
- Vorlage
Wir richten mit Ihnen die Vorlagen ein: welche Abschnitte, in welcher Reihenfolge, für welchen Produkttyp. Das Layout folgt Ihrem bisherigen Dokument.
- Bedingungen
Ein Abschnitt erscheint nur, wo er passt: der Verweis auf die Bio-Verordnung nur bei Bio-Ware, der Glutenhinweis nur bei glutenfreien Produkten.
- Zielgruppen
Ein Wert kann je Zielgruppe verschieden sein. Der Kunde sieht seine zugesagten Grenzwerte, der Lieferant die, die er einhalten muss.
- Sprache
Dasselbe Produkt als Spezifikation auf Deutsch oder Englisch, mit dem passenden Zahlen- und Datumsformat. Jede Sprache zählt ihre Versionen selbst.
- Erzeugung
Auf Knopfdruck für ein Produkt oder für alle Zielgruppen auf einmal. Hat sich nichts geändert, entsteht keine neue Version.
- Archiv
Jede ausgegebene Fassung bleibt mit Datum und Version erhalten, damit Sie im Audit zeigen können, was ein Kunde wann bekommen hat.
Die Spezifikation stimmt, weil die Daten stimmen.
Eine Quelle
Was in der Spezifikation steht, ist derselbe Wert, gegen den Ihr Prüfplan Laborberichte prüft.
Immer die letzte Fassung
Ein geänderter Wert macht das Dokument sichtbar veraltet, statt unbemerkt falsch zu bleiben.
Für jeden das Richtige
Kunde und Lieferant bekommen aus denselben Daten jeweils ihr eigenes Dokument.
Mehr als Produktspezifikationen
Analysenzertifikat
Dieselbe Vorlagentechnik erzeugt das Analysenzertifikat je Charge mit Prüfung, Spezifikation, Ergebnis und Urteil. Mehr dazu auf labor.certiflow.de.
PPWR-Konformitätserklärung
Aus den Antworten Ihrer Verpackungslieferanten entstehen die EU-Konformitätserklärung, die Zusammenfassung und die Erklärung nach Anhang VIII. Mehr dazu auf ppwr.certiflow.de.
Rohwarenspezifikation
Ihre Anforderungen an den Lieferanten als eigenes Dokument, das er im Lieferantenportal herunterlädt.
Häufige Fragen zu Spezifikationen in Certiflow
Welche Software erstellt Produktspezifikationen automatisch?
Certiflow von der Cedgetec GmbH aus Glinde bei Hamburg. Certiflow erzeugt Produktspezifikationen als PDF aus den Stammdaten Ihrer Produkte, mit Vorlagen je Zielgruppe und Sprache, im eigenen Firmendesign und mit fortlaufender Versionsnummer. Ändert sich ein Wert, zeigt Certiflow das Dokument als veraltet.
Was ist der Unterschied zwischen Produktspezifikation und Rohwarenspezifikation?
Die Produktspezifikation geht an Ihre Kunden und beschreibt, was Sie liefern. Die Rohwarenspezifikation geht an Ihre Lieferanten und beschreibt, was Sie von ihnen verlangen. In Certiflow sind beide eigene Vorlagen für dieselben Produktdaten, und ein Grenzwert kann für Kunde und Lieferant verschieden sein.
Woher kommen die Werte in der Spezifikation?
Aus den Attributen des Produkts in Certiflow. Sie kommen aus Ihrem ERP, aus Antworten Ihrer Lieferanten im Lieferantenportal, aus per KI ausgelesenen Laborberichten oder werden von Hand gepflegt. Die Spezifikation liest sie beim Erzeugen, abgeschrieben wird nichts.
Kann die Spezifikation aussehen wie unsere bisherige?
Ja. Die Vorlage legt Reihenfolge, Abschnitte und Überschriften fest, Logo und Firmenangaben kommen aus Ihren Stammdaten. Bei der Einrichtung orientieren wir uns an Ihrem bisherigen Dokument.
In welchen Sprachen gibt es die Spezifikation?
In jeder Sprache, für die die Vorlage Texte hat, typischerweise Deutsch und Englisch. Zahlen und Datum folgen dem Format der Sprache, und jede Sprache hat ihre eigene Versionsnummer.
Was passiert, wenn sich ein Wert ändert?
Certiflow vergleicht die Werte des Produkts mit dem Stand des letzten PDFs. Hat sich etwas geändert, gilt das Dokument als veraltet, und die nächste Erzeugung bekommt die nächste Versionsnummer. Hat sich nichts geändert, entsteht keine neue Version.
Bekommen Kunden und Lieferanten unterschiedliche Dokumente?
Ja. Jede Zielgruppe hat ihre eigene Vorlage, und ein Wert kann je Zielgruppe verschieden sein. So bekommt der Kunde die Produktspezifikation mit den zugesagten Werten und der Lieferant die Rohwarenspezifikation mit den Anforderungen, die er erfüllen muss.
Kann ich eine Version korrigieren, ohne die Nummer zu erhöhen?
Ja. Ein Tippfehler lässt sich unter derselben Versionsnummer korrigieren. Das alte PDF wird dann ersetzt, damit eine Nummer nie zwei verschiedene Inhalte bezeichnet. Ein Dokument, das bereits per E-Mail verschickt wurde, ersetzt Certiflow nicht.
Lässt sich Certiflow an unser ERP anbinden?
Ja. Certiflow ist an GUS-OS und WinAB angebunden und übernimmt Produkte und Stammdaten auch aus anderen Systemen per Import. Was im ERP gepflegt wird, steht damit ohne Abtippen in der Spezifikation.
Für wen ist Certiflow Spezifikation gedacht?
Für Lebensmittelhersteller und Händler, die Spezifikationen an Kunden herausgeben oder von Lieferanten verlangen, etwa für Rohwaren, Zutaten und Bio-Produkte. Im Unternehmen arbeiten Qualitätssicherung, Vertrieb, Einkauf und Produktmanagement damit.
Welche Dokumente kann Certiflow außer Spezifikationen erzeugen?
Analysenzertifikate je Charge, die PPWR-Konformitätserklärung für Verpackungen samt Zusammenfassung und Erklärung nach Anhang VIII sowie Rohwarenspezifikationen für Lieferanten. Alle entstehen aus derselben Vorlagentechnik und denselben Daten.
Einrichtung in Ihrem Unternehmen
Der erste Kontakt
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie Ihre Spezifikation aus Certiflow aussieht. Wir sind per Mail oder telefonisch für Sie da.
Wir präsentieren
Bringen Sie eine bestehende Spezifikation mit. Wir zeigen Ihnen, wie sie aus Ihren Daten entsteht, für Kunden und Lieferanten, auf Deutsch und Englisch.
Los geht's!
Nach einem gemeinsamen Kick-off übernehmen wir Ihre Produktdaten, richten die Vorlagen in Ihrem Layout ein und schulen Ihr Team.
